En nuestra era la mayoría de las compañías elaboran sus presupuestos de venta y determinan las cantidades a producir con base en el pronóstico de demanda almacenando importantes volúmenes de inventario en bodegas y locales propios o alquilados. Este modelo ha sido exitoso para corporaciones dedicadas a la fabricación, comercialización o distribución, requiere de personal calificado, de un software especializado, de la estadística y de una inversión importante de recursos en Capital de Trabajo (inventarios + cuentas por cobrar – cuentas por pagar). Un modelo menos sofisticado, pero igualmente cimentado en el Capital de Trabajo también usa las pequeñas y medianas empresas para producir y vender.
A pesar del éxito logístico y financiero obtenido en años anteriores, muchas empresas recientemente han sido seriamente afectadas por el COVID-19 debido al corte en la cadena de suministro, a la interrupción en la producción, a la reducción en la movilidad del personal y a la disminución en las ventas. Al realizar la evaluación de las proyecciones de liquidez a corto y mediano plazo los resultados indican que los flujos de caja no serán suficientes para atender los compromisos adquiridos con empleados, proveedores, acreedores y entidades financieras, entre otros.
Ante esta situación de crisis y de incertidumbre, los empresarios y sus equipos de trabajo además de gestionar los cambios en la estructura de los pasivos para llegar a un cronograma de pago más acorde con su generación de flujo de caja, o de evaluar si le es permitido realizar un proceso de reorganización empresarial de acuerdo con la legislación vigente, también deben estimar si es adecuado continuar con su modelo de planeación de demanda tradicional o si es necesario adoptar un modelo que pretenda llegar a un Capital de Trabajo Cero o incluso Negativo, que se traduzca en una reducción de los niveles de inventario, de las cuentas por cobrar y por pagar, pero para ello requieren que los departamentos de ventas, mercadeo, producción, compras, logística y finanzas, entre otros, se alineen, trabajen coordinadamente y con datos adecuados, para disminuir la posibilidad que se presenten, entre otras, las siguientes situaciones:
- Compras de materias primas innecesarias.
- Falta de balanceo en la línea de producción.
- Fabricación de una mayor cantidad de productos frente a lo requerido.
- Envió de productos a puntos de venta donde no se requieren, ya sea por falta de rotación, o por exceso en los stocks, o por error en la distribución.
- Dejar de vender porque se presentan agotados en el punto de venta.
- Mayor costo de almacenamiento y transporte.
Así mismo, se requiere que los procesos de la empresa se mejoren, que se creen nuevos canales de venta (ventas por internet) o que incluso se cambie el modelo de negocio, de tal forma que la organización sea más eficiente, logrando, por ejemplo, que la producción sea rápida, que los porcentajes de desperdicio disminuyan, que en lo posible el producto fabricado sea embalado y despachado directamente a clientes, evitando llevarlo a un centro de distribución, disminuyendo los costos de almacenamiento, de transporte y que sea menor el tiempo entre la fecha de recepción y entrega de un pedido, en lugar de pronosticar la demanda.
Durante los ejercicios el trabajo coordinado entre los diferentes departamentos de la empresa quizás inicialmente no logre los objetivos planeados, razón por la cual, se requiere identificar rápidamente las fallas, corregir con base en las lecciones aprendidas, y repetir la tarea con supervisión para mejorar la gestión.
Es importante resaltar que, al lograr modelos de negocio o procesos más eficientes, enfocados en reducir el Capital de Trabajo y en aumentar la rotación de los inventarios se generan ahorros en el costo de capital y por ende en la rentabilidad de la empresa, indispensable para obtener un mejor flujo de caja y continuar operando como un negocio en marcha.
Las utilidades o pérdidas que observaremos en los Estados Financieros de las empresas en el futuro cercano serán el resultado de la batalla, se generarán por las decisiones y por la gestión de la administración, por lo cual es necesario que el Replanteamiento Financiero se realice con presupuestos confiables que permitan realizar los cálculos y estimaciones para la toma de decisiones correctas por el bienestar financiero de la Compañía, de sus socios y de todos los que de una u otra forma dependen de la misma…. la gimnasia financiera no será suficiente.
Autor: Pedro Luis Mendoza Castro